El CEO y la gestión de los activos

Publicado el : 03/11/2020

El presente artículo es parte de una serie de artículos que será publicados y que elaboran los antecedentes a tenerse presentes para definir y precisar las debilidades/vulnerabilidades de la empresa, asunto básico para definir los riesgos a que ella puede estar expuesta. 

En el presente se aborda el tema de la gestión de los activos tangibles de los que dispone la empresa para la realización de sus actividades que le son propias. 

El tipo de empresa, su modo de producir y la forma de operar, definen los riesgos a los que ella puede estar expuesta y dan contenido al plan de seguridad, habida consideración de las condiciones relevantes del entorno en donde ella opera. 

Así se marcan diferencias entre: 

  • – Una empresa que fabrica y una de ensamblaje.
  • – Una de capital intensivo y una de mano de obra intensiva.
  • – Una empresa con tecnología de producción flexible y una de producción en masa o rígida. 
  • – Una empresa cuyo producto es de innovación permanente y una de producción altamente estandarizado.
  • – Una empresa que adquiere los servicios que necesita y una que los produce por sí misma. 
  • – etcétera

Para expresarlo de otra forma: la estrategia de financiamiento de sus operaciones de una empresa de transporte, por ejemplo, se mostrará diferente entre operar con unidades propias a que si lo hace con unidades o equipo alquilado. 

De igual manera, una empresa de tamaño mediano a grande abordará sus asuntos de seguridad con una unidad asesora al gerente/CEO y que forma parte integrante de la organización. En tanto que una empresa pequeña lo hará valiéndose de una comisión asesora. 

Son varios los tipos de activos que pueden constituir el patrimonio de la empresa, ello depende en gran medida, del tipo de negocio y de la manera de producir que ella tenga. En algunas empresas predomina el activo fijo de planta (empresas industriales, las de transporte, hospitales); en otras predomina el activo circulante-efectivo (bancos, comercio); en otras predomina el activo circulante-inventarios y, en otras el capital humano. Cada unidad o departamento que forma parte de la organización, opera haciendo uso de activos que le han sido asignados para llevar a cabo las actividades que le son propias, activos de los cuales responderá por la forma como son utilizados y gestionados. La calidad de la gestión de estos activos afectará, en mayor o menor medida, la vulnerabilidad de éstos y, por consiguiente, de la organización.  

LA GESTIÓN DE LOS ACTIVOS

La información y el control contable, da el apoyo necesario: 

Un eficiente y oportuno sistema de información contable y una gestión eficiente de los activos de la empresa, son una buena base para diseñar un óptimo sistema de seguridad de éstos. Un sistema contable actualizado provee información útil para la toma de decisiones; también lo es para una buena gestión de los activos de la empresa. 

Gestión del efectivo

Esta se fundamenta en criterios de aplicación generalizados y se gestiona por personal calificado y formalmente designado por la gerencia/CEO, el que opera bajo fianza de fidelidad. 

  • – Separar la custodia de los activos líquidos, de la contabilización de estos y de la autorización para operarlos. La custodia de estos activos estará a cargo de una unidad (tesorería) cuya dependencia directa es de la Gerencia General/CEO. 
  • – Utilización de documentos y registros -que ya se han convertido en virtuales- de manera que toda operación tenga su origen en un documento con el respaldo de una o más firmas previa y formalmente autorizadas por la alta dirección. 
  • – Mantener cuentas de depósitos monetarios en bancos cuya apertura y operación estarán autorizadas por la junta directiva.
  • – Práctica de auditorías constantes de este activo. 

Las políticas de gestión del dinero estarán supeditadas a las políticas del capital de operación de la empresa, las que pondrán especial consideración a la fuente de generación de los ingresos, las necesidades de liquidez y el destino de los recursos monetarios, la proyección del endeudamiento y los volúmenes y comportamiento de las cuentas por cobrar de clientes. 

La inestabilidad de los mercados de capital y la volatilidad de las tasas de interés y de cambio, constituyen una fuente de riesgos financieros para las empresas de la región. 

Gestión de las cuentas por cobrar (clientes)

Esta estará sujeta a las políticas de capital de operación y las de crédito, en particular. El crédito a clientes es una palanca importante para apoyar una estrategia de incremento de las ventas; la fuente de financiamiento de este merece especial atención de los ejecutivos involucrados. 

Actividades atingentes a la gestión de las cuentas por cobrar de clientes:

  • – Evaluación del cliente, en la etapa de la solicitud del crédito o en la ampliación del ya vigente; también en el uso del crédito que se le ha otorgado. 
  • – Control sobre la antigüedad de saldos de clientes y de la aplicación de los límites autorizados. 
  • – Control de las deudas vencidas y eventual inicio de procesos legales para recuperarlas.
  • – Provisión contable destinada a absorber las deudas declaradas incobrables y la utilización de estas provisiones cuando proceda. 

Gestión de los inventarios

Los inventarios de materias primas, productos terminados y productos en proceso, constituyen el principal activo circulante en los negocios que producen o compran para comercializarlos. 

El manejo y control de los inventarios es tema de singular preocupación en las empresas, por su valor invertido, su volumen y sus desplazamientos dentro de la empresa y hacia afuera de ella. 

La gestión de inventarios contempla:

  • – Almacenamiento adecuado a las características de los materiales/productos, protección ante daños, robos y deterioros; adecuada rotación para evitar la obsolescencia. Equipo para el manejo eficiente y cuidadoso de ellos. 

Restricción del acceso a las bodegas y almacenes.  

  • – Registro y control contable, la base para el control eficiente de los inventarios; criterios para valorizar los materiales/productos, base para aplicar a los costos, a la facturación y mostrarlos en el balance general. Auditorías. 
  • – Desplazamiento de los materiales/productos hacia las plantas de producción, despachos a clientes; registro oportuno de cada desplazamiento en la contabilidad. 
  • – Coordinación de operación con: actividades derivadas de la adquisición y la recepción de los materiales/productos; con las actividades de producción; con las actividades de ventas que generan despachos a clientes. 

Consideraciones sobre la propiedad de los materiales/productos:

  • – Compra precio FOB: la propiedad se adquiere cuando el proveedor los pone a bordo del transporte de responsabilidad del cliente comprador. 
  • – Compra precio CIF: la propiedad se adquiere al momento de recibirse los productos, a satisfacción del comprador en su bodega. 
  • – Productos entregados “en consignación”: son de propiedad del consignador, mientras permanezcan en las bodegas o salones de renta del consignatario. 

La transformación digital ha otorgado eficiencia a las empresas en la gestión de sus inventarios, satisfaciendo sus necesidades de control de éstos y, además, una adecuada coordinación con las exigencias de la producción y de las ventas. Se ha mejorado la coordinación con los proveedores en el abastecimiento de sus productos/insumos y se ha logrado reducir los inventarios promedio, con la consiguiente reducción de costos. 

Gestión de los activos fijos de planta

En este grupo se incluyen propiedades, plantas y equipos. Se los emplean en actividades de producción y otras que son propias del giro del negocio, por lo que están sujetas a un régimen de depreciación, a excepción de los terrenos. Desde su adquisición, cada pieza es identificada y registrada en la contabilidad; además se llevará un registro de sus características técnicas y de su historia técnica. Cuando la gerencia/CEO autoriza la baja del equipo, en la contabilidad se registra tal operación. 

Consideraciones relativas al activo de planta, al momento de elaborar el plan de operaciones de la empresa y el plan de riesgos de ésta:

  • – ¿La planta tiene la tecnología apropiada para producir lo que se requiere, en cuanto a volumen de producción, calidades, costos, flexibilidad/adaptación?
  • – ¿Antigüedad y obsolescencia del equipo de producción; requerimientos en cuanto al mantenimiento y reparaciones; costo de ello?
  • – ¿Utilización proyectada de la capacidad instalada: al máximo o sobrecargada, normal, subutilizada?
  • – ¿Emana o puede emanar alguna ventaja competitiva de los equipos de que se dispone?
  • – ¿Cuáles han sido sus fallas en su funcionamiento; fueron ellas bien atendidas?
  • – ¿Qué riesgos se pueden esperar en la operación del equipo?
  • – Por razones del avance tecnológico, ¿se vislumbra la amenaza o riesgo de que el equipo quede obsoleto al surgir otro que haga mejor el trabajo?

Consideraciones relativas a los edificios, galeras, bodegas, patios y las instalaciones, es necesario conocer:

  • – Su capacidad y condiciones para albergar las plantas, la custodia de las materias primas y los productos terminados. 
  • – Sus condiciones para dar cabida a las operaciones según el volumen de éstas. 
  • – Las tuberías de agua, de vapor, de combustibles; las redes de conducción eléctrica y otras, ¿se encuentran en condiciones de operar con eficiencia y con la capacidad requerida?

¿Las condiciones en que se encuentran estos activos conllevan algún riesgo, dadas las situaciones de clima, y la forma como se las emplea habitualmente?

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